Propuesta de modelo gestor con software libre

PROPUESTA DE UN MODELO GESTOR DE DOCUMENTOS, PARA EL CONTROL, ANÁLISIS Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL MEDIANTE EL USO DE HERRAMIENTAS MULTIPLATAFORMA Y LA APLICACIÓN DE SOFTWARE LIBRE

 

Lic. Leticia Pérez Gómez¹

Dra. Georgina Flores Becerra²

M.A. Blanca Estela Velasco Díaz³

 

Resumen— Hoy en día las empresas enfrentan un entorno cambiante y altamente competitivo, lo que representa un reto para mantenerse en el mercado. Las Tecnologías de Información (TI) constituyen una herramienta muy importante para la generación de valor y la toma de decisiones en las organizaciones. En la dinámica organizacional se generan múltiples operaciones que requieren ser documentadas y controladas en diferentes niveles, lo que ocasiona en la gran mayoría de las veces, desinformación, perdida de documentos y duplicidad, por lo que se requieren soluciones que extraigan información relevante con un alto nivel de seguridad y confianza, que coadyuven en la toma de decisiones oportuna, sustentada y relevante.

 

Éste trabajo presenta una propuesta de desarrollo e implantación de un modelo gestor de documentos en una organización de servicios, con herramientas multiplataforma para hacerlo compatible, flexible y aprovechar los recursos existentes, a fin de dar solución a la problemática expuesta.

Palabras clave: TI, multiplataforma, toma de decisiones, generación de valor.

 

Introducción

Las TI constituyen una herramienta clave en la organización con el fin de generar innovación en los procesos de cualquier empresa u organización. Estas tecnologías cada día son más accesibles para cualquier tipo de usuario, sin embargo muchas de las micro y pequeñas empresas en México continúan trabajando con sistemas tradicionales, lo que les resta competitividad al hacer más complejo sus procesos. Los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento de documentos implican, para la mayoría de las organizaciones, el uso de grandes espacios,  recursos físicos y humanos, con el consecuente riesgo de extracción, pérdida y complejidad de su manejo.

 

La creciente demanda en la búsqueda de soluciones prácticas, genera la necesidad de contar con una gestión eficaz de los recursos de información y documentación, ya que el incremento de documentos e información en las organizaciones son un reto actual de desarrollo. Hoy en día se emplean métodos tecnológicos que permiten mayor eficiencia en la toma de decisiones, lo que facilita alcanzar mayores niveles de competitividad actual con ayuda de sistemas puntuales.

 

El presente artículo tiene como objetivo exponer los aportes y las herramientas de un gestor de documentos, desarrollado con software libre y multiplataforma, que puede ser implantado en cualquier empresa u organización, pues no se limita por el uso de software propietario o licenciamiento. Lo que implica menores costos, garantiza la accesibilidad y flexibilidad en cualquier plataforma sin menos cabo de las cualidades de los softwares comerciales de última generación, que operan actualmente y que son orientados en su mayoría a grandes empresas (Athento, Alfresco, Nuxeon, Ricoh).

 

Otros aportes que podemos mencionar es, que permite el acceso y búsqueda documental, a través de la recuperación rápida de documentos permitiendo indexar éstos en función de sus identificadores, metadatos o palabras extraídas del contenido de los propios documentos, estos metadatos almacenan información del documento guardado (por ejemplo, la fecha en el que fue creado, el usuario que lo creó, la fecha de su última modificación o revisión). De igual manera  permite el manejo de la diversidad de documentos  sin importar su extensión o tipo.

 

El gestor de documentos integra software de gestión para poder recuperar o almacenar los documentos de manera más explícita o exacta con un alto grado de seguridad de gestión documental que incluyen módulos para la gestión de los permisos y el acceso a los documentos para determinados grupos de usuarios, con opción de sólo lectura para su difusión sin posibilidad de ser editados, atendiendo a los requerimientos organizacionales.

MARCO TEÓRICO

La Real Academia Española (RAE en adelante) define documento como: “Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”. La RAE también define que un gestor es, “una persona que se dedica profesionalmente a promover y activar en las oficinas públicas asuntos particulares o de sociedades”, otra definición de la RAE dice que es, “una persona que sin tener mandato para ello, cuida bienes, negocios o intereses ajenos, en pro de aquel a quien pertenecen” ⁵.

 

La palabra records manager o gestor de documentos aparece a finales de los años 40. Para atender una tarea necesaria en las organizaciones. La tarea de acceder y consultar de forma frecuente la información contenida en los documentos. Así la importancia de éstos y el volumen de información estimulan a buscar nuevas soluciones que brinden ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivos y almacenamiento, dónde también se busca la protección y el cuidado de los documentos, a éste proceso algunos autores lo han denominado cómo gestión de documentos ¹¹.  

 

La gestión de archivos administrativos y registros organizacionales tienen sus antecedentes en teorías administrativas que cambiaron rápidamente a mitad del siglo XX, ya que los métodos archivísticos que empleaban en la antigüedad evolucionaron para mejorar el proceso de gestión en cada década. Así en las décadas de los 70 y 80 el crecimiento y diversificación de la sociedad industrial generó una gran capacidad por parte de las empresas y organizaciones que precisaban tomar decisiones ante los riesgos, con exactitud y con seguridad.

 

En los 90 se planteó un nuevo reto, pues no bastaba manejar información, ya que gran parte de ésta era utilizada para decidir las ventajas competitivas y el capital de las organizaciones. Así, se expuso que el capital financiero y su prevalencia, se debían a lo que las personas eran capaces de hacer y aportar, que el conocimiento que ellos tenían debería ser explotado y  documentado correctamente, la unión de éste nuevo enfoque asociado a la tecnología y la información se le designó como Gestión del Conocimiento.

 

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivo, (1996), refiere que la gestión documental es, “un conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenida en los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminación y/o conservación permanente, y accesibilidad de las series documentales” ⁶.

 

De ahí la importancia de que los documentos iniciales (históricos) y actuales sustentan los cambios necesarios para que una organización siga vigente, pueda crecer y ser competitiva en el mercado. Alburquerque (1996) describe que, “el éxito competitivo muchas veces no depende tanto de la adquisición de nuevas máquinas y nuevas técnicas, sino de mejoras organizativas, cambios sociales y culturales que permitan redes de comunicación, difusión y coordinación capaces de generar sinergias positivas. Con la adopción de métodos y técnicas que se implanten en una organización, los cuales requieren ser automáticos y seguros para su aplicación en el proceso de información, ya que el tratamiento, difusión, conservación y acceso a la información necesita ser más fácil, preciso y seguro” ¹.

 

En 2001 se aprobó la norma ISO 15489 (International Standard on Records Management) para la gestión de los archivos, basada en la norma australiana AS 43903. En los últimos 15 años la gestión documental crece e integrar conceptos específicos de gestión cómo: EDMS (Electronic Document Management System) sistema de gestión electrónico de documentos, ECM (enterprise content management) gestión de contenidos empresariales, CMS (content management system) sistema de gestión de contenidos, DAM(digital asset management) gestión de archivos digitales, RM (record management) gestión de registros o KM (knowledge management) gestión del conocimiento, entre otros términos por mencionar los más investigados en la actualidad ^{4, 5}.

 

Alberch, R. (2003), describe que la gestión de documentos “engloba un conjunto de operaciones comprometidas en la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, es decir, desde el momento de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivos” ¹¹.

 

Elisa García-Morales refiere que: “es la parte del sistema de información de la empresa desarrollada con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñada para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características estructurales y contextuales, garantizando su autenticidad y veracidad ¹¹.

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